จัดการไฟล์ภาพพร้อมกันเป็นกลุ่ม

เราสามารถจัดการไฟล์แบบเป็นกลุ่ม พร้อมกันได้จากบน Preview ครับ (หรือที่เรียกว่า Batch Processing) ส่วนใหญ่แล้วจะช่วยให้เราจัดการไฟล์พร้อมกันทีละเยอะ ๆ ได้เร็วขึ้น เช่น เปลี่ยนขนาดไฟล์ เปลี่ยนชนิดไฟล์ หรือว่าการปรับแต่งกับภาพอื่น ๆ

วิธีการ Batch Process บน Preview

เปิดไฟล์ภาพที่เราต้องการทั้งหมดขึ้นมา

เลือกทั้งหมดแล้วดับเบิลคลิ๊กไป จะเปิด Preview ขึ้นมา (เราจะเห็น sidebar แสดงขึ้นมาด้วย ภาพที่เราเลือกทั้งหมด จะมารวมกันอยู่ตรงนี้ครับ)

อธิบาย

1. ปุ่มย่อขยายขนาดของ sidebar (ประมาณเดียวกับบน Finder หรือ app อื่น ๆ ที่มีตรงนี้ครับ )
2. ปุ่ม Action จะเป็นคำสั่งเพิ่มเติมที่จะมี
   
   • Sort By : เป็นการเรียงลำดับของรูปที่แสดงบน Side bar
   • Mail Selected Images : ส่งเมล์รูปที่เราเลือก
   • Send Selected Images to iPhoto : นำรูปที่เลือกเข้า iPhoto
   • Save Selected ... : เป็นการ Save ไฟล์ภาพที่เลือกเอาไว้ครับ จะเปลี่ยนชนิดของไฟล์ที่เราเลือกจากตรงนี้เลยก็ได้
3. Slide bar : เอาไว้ปรับขนาดของภาพที่แสดงใน Side bar

ที่เราต้องทำต่อไปคือ เลือกภาพที่เราต้องการจากใน Side bar จะเลือกทั้งหมด หรือว่าบางส่วนก็ได้ จากนั้น เข้าสู่คำสั่งการแต่งภาพเหมือนปรกติทั่วไป (ดู การปรับแต่งไฟล์ภาพบน Preview ประกอบ)

note :

1. เมื่อเราปรับแต่งภาพทั้งหมดเรียบร้อยแล้ว ถ้าเราจะปิด Preview เค้าจะมีหน้าต่างมาแจ้งเตือนว่าจะ Save การเปลี่ยนแปลงที่ไฟล์ต้นฉบับหรือไม่ ในกรณีที่เรา Save as ไปที่อื่นแล้ว ก็เลือก DIscard ไปครับ
2. คำสั่งบางอันใช้บน Batch Process ไม่ได้นะครับ

คำสั่งที่ใช้ได้เท่าที่ผมลองมีดังนี้

• Adjust Size..
• Assign Color Profile
• Match Color Profile
• Save As (เลือกจาก Save Selected ในปุ่ม Action ครับ)

คำสั่งที่ใช้ตอนเลือก Process หลายภาพพร้อมกันไม่ได้

• Adjust Color (อันนี้ปรับพร้อมกันหมดโดย set ครั้งเดียวไม่ได้ ต้องค่อย ๆ ไล่ทำทีละภาพ)
• ใส่ Annotation ไม่ได้ (ถ้าเข้าสู่การ Batch Process เมื่อไหร่ เราจะใส่พวกลูกศร หรือตัวหนังสือลงบนภาพไม่ได้ครับ จะทำทีละภาพก็ไม่ได้ - -a)

Annotation : ความสามารถที่ซ่อนอยู่บน Preview

Annotation : คือการใส่ตัวอักษร, ลูกศร หรือว่าเครื่องหมายสัญลักษณ์ต่าง ๆ บนภาพ / PDF ครับ เอาไว้สำหรับการอธิบายประกอบภาพ และผมใช้งานตรงนี้ทำภาพติวเตอร์ในหลาย ๆ ส่วนบน แมคมือใหม่.คอม นี้ด้วยเหมือนกันครับ

ก่อนที่เราจะใส่ Annotation ได้ เราต้องทำการเพิ่มคำสั่งนี้ให้มาอยู่บน Toolbar ใน Preview ของเราก่อนะครับ (โดยค่าพื้นฐานแล้ว คำสั่งนี้จะซ่อนอยู่ )

ภาพ Tool bar ปรกติบน Preview ที่จะไม่มีคำสั่ง Annotate มาให้

note : ตัวอย่างนี้สำหรับการ Annotate ไฟล์ภาพบน Preview นะครับ ถ้าใครต้องการ Annotate PDF ก็ต้องทำแบบเดียวกันคือเพิ่มคำสั่ง Annotate เข้าไปใน Toolbar ก่อน แล้วถึงจะใช้งานได้ (ดู การใช้ Annotate กับไฟล์ PDF ประกอบ)

การเพิ่มคำสั่ง Annotate ใน Preview (สำหรับ Image Files)

1.คลิ๊กขวาบน Toolbar เลือก Customize Toolbar (หรือจะไปที่คำสั่งบนเมนู เลือก View/ Customize Toolbar ก็ได้ ให้ผลเหมือนกัน)

2.จากนั้นให้ลากปุ่ม Annotate ขึ้นมาไว้บน Toolbar

เมื่อวางปุ่น Annotate บน Toolbar เสร็จแล้ว คลิ๊ก Done เพื่อปิดการ Customize Toolbar ไป

แล้วเราก็จะได้ Toolbar ใหม่ที่มีคำสั่ง Annotate ให้ใช้แล้ว แบบนี้

การใช้งานคำสั่ง Annotate

ในชุดคำสั่งของ Annotate มีตัวเลือกด้วยกัน 4 คำสั่งครับ

1. Oval : รูปทรงกลม
2. Rectangle : รูปทรงสี่เหลี่ยม
3. Note : ใส่อักษรหรือว่าพิมพ์ข้อความ
4. Line : สร้างเส้น หรือว่าลูกศรชี้

Tips การใช้ Annotate

• ปรกติแล้วทุกครั้งที่เราใส่ Annotate จะมีเงาเกิดขึ้น ถ้าเราไม่ต้องการเงา ให้กด S
• การใส่ Note เราสามารถปรับสีของตัวหนังสือได้ จากคำสั่ง Command +T เพื่อจัดการกับตัวหนังสือเหมือนบน word process app ทั่วไป
• การวาด Line จะมีลูกศรติดมาให้เสมอ ถ้าเราไม่ต้องการตรงนี้ ให้กด 1หรือ 2 เพื่อเพิ่ม ลด ลูกศรที่ปลายเส้นในแต่ละด้าน

การแชร์ไฟล์แบบ PDF [update]

สำหรับผู้ที่ใช้ windows มานาน อาจจะยังไม่คุ้นเคยกับทำงานกับไฟล์แบบ PDF นี้ ที่ส่วนใหญ่จะทำให้นึกถึงซอฟแวร์ราคาแพงและดูเป็นเรื่องไกลตัว เลยพาให้ไม่รู้ว่าสุดท้ายแล้ว PDF นี่จริง ๆ เอาไว้ทำอะไร, ใช้อย่างไร หรือว่าทำให้ชีวิตเราดีขึ้นได้ยังไงบ้าง

ผมเลยตั้งใจว่าจะลองอธิบายการใช้งานไฟล์ PDF บน OS X แบบคร่าว ๆ ซึ่งเป็นเรื่องที่ผู้ใช้ mac มือใหม่ไม่น่าจะมองข้ามครับ

ไฟล์แบบ PDF คือ?

นานมาแล้ว การทำงานเอกสารหรือการแชร์ไฟล์ข้ามโปรแกรม หรือว่าข้ามระบบปฎิบัติการ มักจะเป็นเรื่องยุ่งยาก เพราะแต่ละค่ายก็จะมีวิธีการจัดการไฟล์เอกสารแตกต่างกันออกไป ทำให้เราไม่สามารถนำไฟล์จากโปรแกรม A มาเปิดดูบนเครื่องที่ไม่มีโปรแกรม A ได้..

PDF เลยเกิดขึ้นมาเพื่อแก้ปัญหาตรงนี้ ให้ลองนึกภาพคร่าว ๆ ว่าไฟล์ PDF ก็เหมือนไฟล์มาตรฐานสากลเหมือนไฟล์ภาพ JPEG หรือ GIF ที่เป็นมาตรฐานที่โปรแกรมจัดการกับภาพส่วนใหญ่รับรู้และแสดงผลเหมือน ๆ กัน PDF ก็เกิดขึ้นมาสำหรับไฟล์เอกสารครับ โดยทั่วไป สามารถเปิดข้ามระบบ OS ได้ โดยที่การแสดงผลยังเหมือนเดิม

การแชร์ไฟล์ผ่าน PDF มีข้อดีคือ เราแทบไม่ต้องคำนึงถึงเรื่อง font ว่าเครื่องปลายทางจะมี font หรือว่าโปรแกรมเฉพาะกิจสำหรับเปิดไฟล์เอกสารที่เรามีอยู่หรือไม่ เพราะบน windows pc จะมีโปรแกรมฟรีชื่อ Adobe Acrobat Reader เอาไว้เปิดตรงนี้ได้ และมีมาให้ใน windows แทบจะทุกเครื่อง หรือถ้าไม่มี ก็สามารถ download ได้จากหน้าเวปของ Adobe ครับ ส่วนบน OS X เราเปิด PDF ได้ผ่านโปรแกรม Preview ที่มีมากับ OS X ทุกเครื่องอยู่แล้วครับ =)

คร่าว ๆ เป็นประมาณนี้ แต่นอกจากไฟล์แบบเอกสารแล้ว PDF ยังสามารถแป่ะไฟล์ multimedia อื่น ๆ ลงไปได้อีก หรือว่าสามารถนำไปใช้ในกระบวนการพิมพ์ชั้นสูงได้ต่อไป แต่สำหรับตรงนี้ ผมคงเขียนเกี่ยวกับการใช้งานกับไฟล์เอกสารทั่วไปนะครับ

การสร้างไฟล์ PDF บน OS X

มีหลายวิธีดังนี้

1.Export to PDF : หลายโปรแกรมรองรับตรงนี้ครับ และเชื่อว่าผู้ใช้งานส่วนใหญ่จะคาดหวังในคำสั่งนี้ แต่ไม่ทุกโปรแกรมที่ทำงาน Export ได้ดีพอ และมักจะมีปัญหาการแสดงผลที่คลาดเคลื่อนได้จากคำสั่งนี้ในบางโปรแกรม

2.Print to PDF : เป็นการสร้างไฟล์ PDF ผ่านคำสั่ง print ครับ เป็นวิธีที่ค่อนข้างสะดวก เพราะทุกโปรแกรมบน OS X สามารถสั่ง print ได้อยู่แล้ว และเท่าที่ผมใช้งานตรงนี้มา มีความคลาดเคลื่อนของหน้าตาเอกสารน้อยกว่าวิธีแรกเยอะมากครับ =)

เราสามารถสร้างไฟล์ PDF ได้จากไฟล์ในทุกรูปแบบที่โปรแกรมสามารถสั่ง print ได้ ลองเปิดไฟล์อะไรขึ้นมาดู แล้วสั่ง Print จากนั้น ให้ลองเลือกที่มุมด้านซ้ายล่างหัวข้อ PDF ดู จะมีตัวเลือกออกมาอีก แบบนี้ครับ

ให้ลองเลือก Save as PDF เพื่อ save ลงในเครื่อง แล้วลองเปิดด้วย Preview ขึ้นมาดู .. เราก็จะได้ไฟล์ PDF ตามที่เราต้องการแล้ว

note : การสร้างไฟล์ PDF ด้วยวิธีนี้ ตัวหนังสือภายในไฟล์เอกสาร สามารถ hilight ได้ หรือพูดให้ง่ายคือ spotlight สามารถ index เพื่อค้นหาได้ครับ

3.สร้างไฟล์ PDF ผ่านโปรแกรมจากค่ายอื่น ๆ : ถ้าเราต้องการความสามารถที่นอกเหนือไปจากการสร้างไฟล์ PDF แบบทั่วไปบน OS X แล้ว เราก็สามารถใช้โปรแกรมอื่นสร้างไฟล์ PDF ได้เหมือนบน PC ครับ

สรุปข้อดีของ PDF

• ไม่ต้องกังวลเรื่องการรับส่งไฟล์ หรือนำไฟล์ไปเปิดบนเครื่องอื่น สำหรับไฟล์เอกสาร ก็ไม่ต้องกังวลเรื่อง font หรือ layout เพราะ PDF มีความเป็นมาตรฐานในตัวเอง ที่มีผู้พัฒนาโปรแกรมคอยทำตาม ทำให้เปิดข้ามโปรแกรมหรือข้าม OS กันได้แบบไม่ค่อยมีปัญหา
• สามารถค้นหาได้ในตัว PDF เอง ตรงนี้เป็นข้อแตกต่างที่เห็นได้ชัดเจนจากแต่ก่อนที่เราพยายามทำไฟล์เอกสารให้เป็นไฟล์ภาพ เพราะมีการเก็บค่าของตัวอักษรเอาไว้ใน PDF ทำให้โปรแกรม search ในเครื่อง (หรือบน OS X = spotlight) สามารถ index คำค้นต่าง ๆ เพื่อค้นหาภายหลังได้อีก ซึ่งค่อนข้างสะดวกในการจัดเก็บเอกสารเยอะ ๆ ข้ามปี โดยที่ไม่ต้องกังวลว่าถ้า upgrade โปรแกรมพวก Office suit ไปแล้วจะกลับมาเปิดอ่านไม่ได้
• เก็บเอกสารหลาย ๆ หน้าไว้ใน PDF ไฟล์เดียวได้
• ไฟล์ PDF เองมัศักยภาพมากพอที่จะจดจำค่าสีที่ถูกต้อง และสามารถนำไปพิมพ์หรือทำ production ในส่วนของงานพิมพ์ได้ถ้าเข้าใจวิธีการทำ workflow ที่ถูกต้อง
• มีความยืดหยุ่นกว่าการทำเอกสารเป็นไฟล์ภาพ เพราะ PDF สามารถเก็บ media ต่าง ๆ ไว้ในตัวเองได้ด้วย

ข้อด้อย

• เกิดจากที่ผู้ใช้งานไม่รู้ว่าจะจัดการกับไฟล์ PDF อย่างไร รวมไปถึงการใส่ note หรือทำ annotate อื่น ๆ ให้กับไฟล์ PDF ตรงนี้ทำให้เกิดความรู้สึกว่ายุ่งยาก และซับซ้อนกว่าที่เคยรับส่งไฟล์เอกสารเป็น .doc หรือเป็นไฟล์ภาพ JPG ทั่วไป
• โดยส่วนใหญ่แล้ว เราไม่สามารถแก้ไขไฟล์เอกสารที่เป็น PDF โดยตรงได้ คือทำได้ แต่ต้องใช้โปรแกรมเฉพาะ ทำให้ผู้ใช้ทั่วไปคิดว่าไม่สะดวก .. เพราะโดยธรรมชาติของ PDF เองแล้ว เค้าถูกออกแบบมาเพื่อการเป็น “สื่อกลาง” สำหรับแชร์ข้อมูล จากเครื่อง A มายังเครื่อง B หรือเครื่อง C โดยพยายามคงสภาพของต้นฉบับเดิมเอาไว้ให้เพี้ยนน้อยที่สุดครับ

อ่านประกอบ :
การใช้ Preview จัดการกับไฟล์ PDF
http://macmuemai.com/content/215

[update เพิ่มข้อดี, ข้อด้อยของ PDF เท่าที่ผมพอจะนึกออกครับ - ก๊อก]

สงสัยเกี่ยวกับสัญลักษณ์ของ PDF File

สงสัยว่าทำไมไฟล์ PDF (ดังภาพ) จึงมีสัญลักษณ์แตกต่างกัน ทั้งๆ ที่มาจากโปรแกรมเดียวกันครับ

/จากความผิดพลาดของผมทำให้ภาพตอนบนคลาดเคลื่อน จึงทำภาพและเนื้อหาใหม่ ซึ่งในการนี้ทำให้ผมได้ข้อสรุปบางอย่างเพิ่มขึ้นเสริมจากที่คุณ pippo ได้กรุณาไว้ ดังนี้

- อันที่ 1 กับ 5 เหมือนกัน คือไฟล์ PDF ที่มีหน้าเดียวครับ

- อันที่ 3 กับ 4 คือไฟล์ที่มีมากกว่า 1 หน้า (จึงเห็นมีสันเหมือนการเข้าเล่มกระดูกงู)

- อันที่ 2 มักพบเมื่อเราส่งไฟล์ข้ามระหว่าง OSX กับ Window เช่นส่งเป็น attach ไฟล์ไปให้กัน หรือไฟล์ที่ไม่ใส่นามสกุลก็จะเป็นเช่นกันครับ รวมถึง เกิดจากการนำไฟล์ภาพ มาแปลงเป็นไฟล์ PDF ด้วยครับ

[ผมได้ edit โพสแรกนี้ให้อ่านได้ง่ายขึ้นและแก้ภาพที่ผิดออกแล้วนะครับ - kok]

การใช้ Annotate กับไฟล์ PDF

อธิบายการใช้ Annotate + Mark Up กับ PDF ไฟล์บน Preview

ก่อนอื่น เราต้องเพิ่มชุดคำสั่ง Annotate และ Mark Up เข้าไปบน Toolbar ของ Preview ก่อน โดยการไปที่เมนูบาร์ เลือก View/ Customize Toolbar แล้วเลือกชุดคำสั่ง Annotate กับ Mark Up มาใส่ไว้บน Toolbar ของ Preview (ดูวิธีการเดียวกันนี้ได้จากAnnotation : ความสามารถที่ซ่อนอยู่บน Preview ประกอบ)

หลังจากเราเห็นชุดคำสั่ง Annotate + Mark Up บน Toolbar ของเราแล้ว ก็เริ่มการใช้งานได้เลย

คำสั่ง Annotate สำหรับ PDF

คำสั่ง Annotate สำหรับไฟล์ PDF นั้นจะมีที่แตกต่างจาก Annotate สำหรับไฟล์ภาพอยู่นิดหน่อยนะครับ แต่หลัก ๆ แล้วเหมือนกัน คือเปิดโอกาสให้เราใส่โน๊ต หรือว่าเครื่องหมายสี่เหลี่ยม, วงกลม เพื่อประกอบการอธิบายต่าง ๆ ได้

• Oval : ใส่เครื่องหมายวงกลม
• Rectangle : ใส่เครื่องหมายสี่เหลี่ยม
• Note : ใส่โน๊ต หรือว่าข้อความเพิ่มเติมเข้าไปใน PDF ครับ จะเป็นการแยกออกมาต่างหากจากในเนื้อหา แบบนี้

อธิบาย

1. เลือก Annotate เป็น Note
2. เลือกตำแหน่งที่เราต้องการจะใส่โน๊ต
3. พิมพ์รายละเอียดของโน๊ต

note : การใส่ note ลงใน PDF นี้สามารถอ่านได้จากบน windows pc ครับ

• Link : ใส่ Link ลงใน PDF ครับ โดย Link ที่อยู่ใน PDF นี้มี 2 แบบ
  
  • Link ไปยัง URL ของเวปที่กำหนด
  • Link ไปยังเนื้อหาส่วนอื่น ๆ ภายในไฟล์ PDF นั้น ๆ เอง

note : เราสามารถกำหนดหรือว่าแก้ไข Link ได้จากใน Inspector ครับ ดูวิธีการจากหัวข้อถัดไป

การ Link ไปยังหน้าที่ต้องากรในไฟล์ PDF

อธิบาย

1. เลือกไฮไลท์ข้อความที่ต้องการทำ Link
2. เลือกคำสั่ง Annotate / Link
3. เค้าจะเปิด Inspector ขึ้นมาให้เราเลือก Action : Link within PDF
4. เลือกหน้าปลายทางที่ต้องการ Link ไป
5. เลือก Set Destination เพื่อยืนยันการสร้าง Link

note :

1. เราสามารถดูได้ว่า Link ปัจจุบันนั้นมีปลายทางไปยังหน้าไหนของไฟล์ PDF โดยดูจาก Destination : Go to page ... ใน Inspector นี้ครับ
2. ถ้าต้องการทดสอบว่า Link ใช้งานได้หรือไม่ ให้เอาตัวเลือก Edit Link Annotation ออกจาก Inspector แล้วลองคลิ๊กดูที่ข้อความเพื่อทดสอบ Link ครับ

การสร้าง Link ไปยัง URL ที่กำหนด

อธิบาย

1. เลือกคำที่ต้องการสร้าง Link
2. ที่คำสั่ง Annotate เลือก Link
3. ใน Inspector เลือก Action : URL
4. กรอก URL ของเวปปลายทางที่ต้องการ
5. เลือก Set URL เพื่อเป็นการยืนยัน

การใช้ Mark Up

Mark Up เป็นการเพิ่มการแสดงผลเกี่ยวกับตัวหนังสือภายใน PDF ครับ มีคำสั่งด้วยกัน 3 ตัวคือ

• Highlight : ตรงตัวคือการไฮไลท์ข้อความที่ต้องการ
• Strike Through : ขีดฆ่าข้อความ
• Underline : เป็นการขีดเส้นใต้

note : ถ้าต้องการยกเลิก Mark Up ให้เลือกทำซ้ำแบบเดิมครับ (ตอนที่ผมเขียนบทความนี้อยู่ 10.5.5 มีอาการยกเลิกได้บ้างไม่ได้บ้างครับ ไม่รู้ทำไม - -a)