iCal - Basic

iCal - เป็น app ที่มากับ OS X สำหรับการจัดการนัดหมายต่าง ๆ แบบเดียวกัน Outlook บน Windows PC ครับ

ical-1-1.jpg

iCal - ไอคอนโปรแกรม

ical-icon.jpg
note : แต่เดิมตามปรกติใน OS X เวอร์ชั่นก่อน ๆ เราจะเห็นวันที่บนไอคอนของ iCal เป็น 17 July นะครับ คือเป็นวันแรกที่ app ตัวนี้ถูกเปิดตัว .. และจาก Leopard เป็นต้นมาไอคอนของ iCal ที่เห็นบน Dock จะแสดงเป็นวันที่ปัจจุบันครับ

ical-dock-icon.jpg

ส่วนประกอบทั่วไปของ iCal

ical-01-b.jpg

อธิบาย

  1. Today : เอาไว้สำหรับกลับมายังวันที่ปัจจุบัน
  2. Calendar List : เป็นรายการแสดง Calendar หรือปฎิทินทั้งหมดที่เรามี (สามารถสร้างได้หลาย Calendar ครับ จะแย่ง ส่วนตัว กับเรื่องงาน หรืออื่น ๆ จากกันก็ได้)
  3. Mini Calendar / Notifications Pane : เป็นบริเวณที่จะแสดงปฎิทินขนาดจิ๋ว หรือแสดงการแจ้งเตือนต่าง ๆ (เลือกแสดงได้อย่างใดอย่างหนึ่ง) จากปุ่มทางด้านซ้ายมือล่างของ iCal
  4. รายละเอียดของนัดหมายเรา จะเลือกให้แสดงเป็นรายวัน, รายสัปดาห์ หรือว่า รายเดือนก็ได้
  5. To dos list : รายการสิ่งที่ต้องทำ เราสามารถเลือกเปิด/ปิดบริเวณนี้ได้จาก View/ Show-Hide To dos list หรือว่ากด Option+Command+T ครับ
  6. ช่องค้นหา : สำหรับค้นหานัดหมายต่าง ๆ ของเรา

note :

  1. สำหรับผู้ที่ใช้งาน iSync กับมือถือ เราสามารถ Sync ข้อมูลจาก iCal ลงในปฎิทินบนมือถือของเราได้นะครับ (ดู การใช้ iSync ประกอบ)
  2. ถ้ารายการทางด้านซ้ายมือนี้ซ้อนกันจนอ่านไม่รู้เรื่อง ให้เลือกจากรายการทางด้านล่างนี้แทนนะครับ

Calendar Views

Calendar Views
เราสามารถปรับดูน้ดหมายของเราได้จากปุ่มคำสั่งด้านบนของ iCal ครับ

ical-views.jpg

Day : ดูนัดหมายเป็นรายวัน
Week : ดูนัดหมายเป็นรายสัปดาห์
Month : ดูนัดหมายเป็นรายเดือน
ลูกศรทางด้านซ้ายขวา จะเป็นการเลื่อนลำดับไปดูนัดหมายก่อนหน้า หรือว่าหลังจากนัดหมายที่เราดูอยู่ปัจจุบันครับ

ตัวอย่าง
Day : การดูนัดหมายรายวัน

ical-03.jpg

note : เราสามารถสร้างนัดหนมายซ้อนกันได้จากภาพตัวอย่าง และจะมีเส้นแสดงบอกช่วงเวลาปัจจุบันให้เราทราบ

Week : การดูนัดหมายรายสัปดาห์

ical-02.jpg

note : ในการแสดงผลแบบ Week นี้ เรายังเห็นเส้นบอกเวลาปัจจุบันได้เหมือนใน Day View ด้วย

Month : การดูตารางนัดหมายเป็นรายเดือน

ical-01.jpg

note : ในกรณีที่เรามีปฎิทินอยู่หลายอันเราสามารถเลือกเปิด / ปิด ปฎิทินแต่ละรายการได้โดยการติ๊กเครื่องหมายถูกที่อยู่หน้ารายการนั้น ๆ ออก

Calendar list และการสร้าง Calendar ต่าง ๆ และการจัดกลุ่ม Calendar

เราสามารถสร้าง Calendar ขึ้นมาใหม่ในรายการทางด้านซ้ายมือได้เรื่อย ๆ ครับ เอาไว้สำหรับการแยกประเภทของนัดหมาย ไม่ว่าจะส่วนตัว, เรื่องาน หรืออื่น ๆ ครับ

ical-new-calendr-01-1.jpg

การสร้าง Calendar ใหม่

1.ใน iCal ไปที่เมนูบาร์เลือก File / New Calendar หรือกด Option+Command+N เราจะได้ Calendar ใหม่ขึ้นมาให้เราตั้งชื่อ

ical-new-calendr-01.jpg

note : สามารถสร้าง Calendar ใหม่ได้จากปุ่ม + ที่อยู่มุมซ้ายมือด้านล่างของหน้าต่าง iCal ได้อีกทางหนึ่งครับ =)

2.หลังจากตั้งชื่อ Calendar ใหม่ของเราเสร็จแล้ว ให้คลิ๊กขวา แล้วเลือก Get Info เพื่อปรับแต่งรายละเอียดกัน

ical-new-calendr-02.jpg

3.จะมีหน้ากล่องข้อความให้เราปรับแต่ง

ical-new-calendr-03.jpg

  • Name : ชื่อ Calendar จะตั้งใหม่หรือปล่อยเอาไว้ก็ได้
  • Color : สีของ Calendar ตรงนี้จะมีผลถึง Event ต่าง ๆ ที่อยู่ใน Calendar นี้ด้วย
  • Description : รายละเอียดเพิ่มเติมของ Calendar นี้
  • Ignore alarms : ปิดการเตือนต่าง ๆ ที่มีใน Calendar นี้
  • Publish : สำหรับผู้ที่ต้องการแสดง Calendar บน Internet (ใช้งานร่วมกับ MobileMe หรือ WebDev)

เมื่อตั้งทุกอย่างเสร็จแล้วกด OK ก็จะเป็นการพร้อมใช้งาน Calendar นี้ครับ

จัดกลุ่มใหั Calendar
สำหรับคนที่มี Calendar เยอะ ๆ เราสามารถจัดกลุ่ม Calendar ได้ เพื่อให้เป็นระเบียบมากขึ้น มีวิธีการดังนี้

1.ใน iCal ไปที่เมนูบาร์เลือก File / New Calendar Group หรือกด Shift+Command+N จากนั้นก็ตั้งชื่อ Calendar Group ที่เราต้องการ

ical-cldr-grp-01.jpg

2.คลิ๊กลาก Calendar ที่เราต้องการมาไว้ใน Group ครับ

ical-cldr-grp-02.jpg

จากนั้นเราก็จะได้แบบนี้

ical-cldr-grp-03.jpg

คลิ๊กที่เครื่องหมายสามเหลี่ยมด้านหน้า Calendar Group เพื่อเปิด / ปิด การแสดง Calendar ย่อยที่มีอยู่ใน Group ครับ เหมือนกับบน Finder =)

การกำหนดนัดหมายซ้ำ และการตั้งเตือน

การกำหนดนัดหมายซ้ำ (Repeat)
Repeat : เป็นการกำหนดการซ้ำ (หรือว่าจะให้เกิดขึ้นอีกในอนาคต) สำหรับกรณีเราต้องการลงนัดหมายทุก ๆ ช่วงเวลาที่กำหนดครับ เช่น

  • นัดหมายการจ่ายค่าเช่า/ค่าน้ำ/ค่าไฟ/ค่าโทรศัพท์ในทุก ๆ เดือน
  • วันเกิดคนรู้จักของเรา หรือว่าวันสำคัญอื่น ๆ ที่จะมีขึ้นทุก ๆ ปี

เมื่อกดเลือกเข้าไป จะมีตัวเลือกย่อย ๆ นี้แสดงขึ้นมา
ical-05.jpg
อธิบาย

  • None : ไม่กำหนดการซ้ำกับนัดหมายที่เราเลือก
  • Everyday : กำหนดให้นัดหมายนี้ซ้ำในทุก ๆวัน (ณ ช่วงเวลาเดียวกันกับนัดหมายต้นฉบับ)
  • Every week : กำหนดซ้ำทุก ๆ สัปดาห์
  • Every month : กำหนดซ้ำทุก ๆ เดือน
  • Every year : กำหนดซ้ำทุก ๆ ปี
  • Custom... : ซ้ำแบบกำหนดช่วงเวลาเอง

note : ถ้าเกิดเราตั้ง Repeat ให้นัดหมายของเราแล้ว จะมีตัวเลือก End ขึ้นมาครับ เอาไว้สำหรับกำหนดหยุด / ยกเลิกการซ้ำของนัดหมายของเรา

การตั้งเตือนนัดหมาย

ical-alrm-04.jpg

สำหรับคนที่ต้องการให้มีการเตือนก่อนถึงกำหนดนัดหมายนะครับ เราสามารถเลือกการตั้งเตือนได้ในหลาย ๆ กรณี ซึ่งจะมีส่วนประกอบหลัก ๆ 4 ส่วนดังนี้

  1. ขั้นตอนการเตือน : ให้เราเลือกว่าจะเตือนเราแบบไหน
  2. รายละเอียดการเตือน : เป็นการกำหนดรายละเอียดในการเตือนแบบต่าง ๆ เช่น ถ้าเราเลือกให้เตือนผ่าน Email เค้าจะให้เรากำหนด Email address ตรงนี้ครับ
  3. เตือนวันไหน.. : กำหนดวันและเวลาเตือนก่อนที่จะถึงนัดหมาย
  4. กำหนดเวลาเตือนที่แน่นอน

อธิบาย
1.ขั้นตอนการเตือน
จะเป็นการกำหนดรูปแบบการเตือนหลัก ๆ ที่เราต้องการครับ
ical-alrm-05.jpg
จะประกอบด้วย 2 ส่วนคือ

  • 1.การกำหนดการเตือนใหม่ในแบบต่าง ๆ มี 5 ตัวเลือกดังนี้

  • Message : การเตือนด้วยข้อความ เมื่อถึงเวลาที่เราเตือนเอาไว้จะมีกล่องข้อความแสดงขึ้นมา
  • Message with sound : มีกล่องข้อความพร้อมเสียงเตือนแสดงขึ้นมาบน Desktop ตามที่เราตั้งเอาไว้ (เราไม่จำเป็นต้องเปิด iCal ทิ้งเอาไว้ครับ เค้าจะเตือนเอง)
  • ical-alarm.jpg
  • Email : เป็นการส่งอีเมล์มาเตือนเราตาม email address ที่เรากำหนด
  • Open file : เปิดไฟล์ที่เรากำหนด
  • Run script : สำหรับการเรียกใช้งาน apple script ที่เรากำหนด

2.การกำหนดการเตือนที่เราเคยเรียกใช้งานมาแล้ว ถ้าเราเคยกำหนดรูปแบบการเตือนไว้บ้างแล้ว ตรงนี้จะขึ้นมาให้เราเลือกครับ จะได้ไม่ต้องตั้งใหม่อยู่เรื่อย ๆ

2.รายละเอียดการเตือน

  • ถ้าเราเลือก Message with sound ตรงนี้จะให้เราตั้งเสียงเตือน
  • ถ้าเราเลือก Email ตรงนี้จะให้เรากำหนด email address ปลายทางครับ

note : เราจะตั้งเตือนผ่าน Email ได้เราจะต้องไปกำหนดนามบัตรของเราจากใน Address Book ก่อนนะครับ ทำได้โดย

  1. ใน Address Book สร้างนามบัตรของเราขึ้นมา จากนั้น
  2. ไปที่เมนูบาร์ เลือก Card/ Make This My Card ครับ

3.เตือนวันไหน...
เราสามารถตั้งเตือนล่วงหน้าในแบบต่าง ๆ ได้ดังนี้
ical-alrm-06.jpg

  • the same day : เป็นการเตือนในวันนัดหมายนั้น
  • the day before : เตือนก่อนหน้าวันนัดหมาย 1 วัน
  • days before : เตือนก่อนหน้าวันนัดหมาย xx วัน (เรากำหนดจำนวนวันล่วงหน้าได้)
  • days after : เตือนหลังจากวันนัดหมายแล้ว xx วัน (เรากำหนดจำนวนวันได้)
  • on date : กำหนดวันเตือนที่แน่นอน

4.กำหนดเวลาเตือนที่แน่นอน
ระบุตรงนี้จะเป็นเวลาเตือนนัดหมายที่แน่นอนตามที่เรากำหนดครับ

เพิ่มเติม

  • ใน 1 นัดหมาย เราสามารถตั้งเตือนได้หลายรูปแบบนะครับ

ical-alrm-03.jpg

จากตัวอย่างจะมีการเตือนผมดังนี้

  1. มีกล่องข้อความพร้อมเสียง เตือน 1 เดือนล่วงหน้าก่อนนัดหมาย เวลาห้าทุ่มสี่สิบหน้านาที และ
  2. อีเมล์แจ้งเตือน 15 วันล่วงหน้าเวลาห้าทุ่ม สี่สิบห้านาทีเช่นกัน

  • การแจ้งเตือนผ่าน email เราจะได้อีเมล์ส่งมาให้เราตาม email address ที่เรากำหนดเอาไว้ครับ ที่ผมลองดูเค้าส่งตรงตามที่ตั้งเอาไว้ครับ=)

ical-alrm-mail-1.jpg

  • ถ้าต้องการปิดการแจ้งเตือนต่าง ๆ ทั้งหมดในกรณีที่เรากำลัง present งานหรือประชุมสำคัญอื่น ๆ อยู่ ให้ไปที่ Preferences / Advanced แล้วเลือก Turn off all alarms

ical-alrm-off.jpg

การสร้าง Event - กำหนดนัดหมายของเรา

Event : หรือว่ากำหนดนัดหมายของเรา

การสร้าง Event (กำหนดนัดหมาย) ใหม่

สามารถที่จะสร้างได้จากวิธีต่อไปนี้

  • เปิด iCal ขึ้นมา แล้วบนเมนูบาร์เลือก File/ New Event หรือว่ากด Command+N
  • ใน Calendar View : Day, Week เราคลิ๊กแล้วลากช่วงเวลานัดหมายในแต่ละวันที่ต้องการได้เลย จากนั้นค่อยไป Edit รายละเอียดทีหลัง
  • ใน Month VIew : ดับเบิลคลิ๊กไปในช่องของวันที่ต้องการสร้างนัดหมายใหม่ จากนั้นค่อยกำหนดรายละเอียด

รายละเอียดในนัดหมายของเรา
ในการสร้างนัดหมายใหม่ จะมีกล่องรายละเอียดของนัดหมายแสดงขึ้นมาให้เรา แบบนี้

ical-04.jpg

อธิบาย

  • ชื่อ Event : เป็นการกำหนดชื่อหรือว่าสาระสำคัญของนัดหมายของเรา ไม่ควรยาวมาก เอาแค่สรุปสั้น ๆ ครับ เพราะถ้าใส่ไปยาว ๆ แล้วเวลาดูใน Month หรือว่า Week view จะดูไม่รู้เรื่อง
  • Location : กำหนดสถานที่ ที่เกี่ยวข้อง
  • All-day : เป็นตัวเลือกเพื่อกำหนด Event นั้นเป็นแบบเต็มวันหรือไม่ ประมาณเดียวกับบน Outlook ครับ ส่วนใหญ่เอาไว้สำหรับ Event เต็มวัน หรือไม่ระบุช่วงเวลาแน่นอน เช่นวันเกิด
  • From - To : สำหรับกำหนดช่วงเวลาของนัดหมาย เราสามารถกำหนดเป็นตัวเลขลงในนี้ หรือจะลากเปลี่ยนแปลงเอาจากใน Day, Week view ก็ได้
  • Repeat : จะเป็นการสั่งให้นัดหมายนี้แสดงทุก ๆ ช่วงเวลาที่เรากำหนดหรือไม่ เช่น ถ้าเป็นวันเกิด เราควรจะตั้งตรงนี้เอาไว้ให้ repeat ซ้ำ ทุก ๆ ปี หรือกำหนดเหตุการณ์อื่นที่มีช่วงเวลาซ้ำ ๆ กันแน่นอน
  • Calendar : กำหนดนัดหมายของเราว่าจะให้ไปลงกับปฎิทินไหนของเรา บางคนมีหลายปฎิทิน ก็สามารถเลือกลงได้จากตรงนี้ครับ
  • Alarm : เป็นการตั้งเตือนนัดหมายในรูปแบบต่าง ๆ (ดูรายละเอียดในหัวข้อถัดไปประกอบ)
  • Attendees : เป็นการกำหนดว่ามีใครเกี่ยวข้องกับนัดหมายนี้บ้าง
  • Attachment : แนบไฟล์ต่าง ๆ ที่เกี่ยวข้องกับนัดหมายนี้
  • URL : ใส่ URL เวปที่เกี่ยวข้อง
  • Note : สำหรับใส่รายละเอียดปลีกย่อยอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้องกับนัดหมายของเรานี้ครับ

เมื่อกำหนดนัดหมายพร้อมรายละเอียดเสร็จแล้ว กด Done เพื่อบันทึกลงปฎิทินของเราครับ

note : ถ้ากล่อง Event ที่เราเลือกอยู่โผล่ออกมาบังรายละเอียดของตารางนัดหมาย เราสามารถคลิ๊กแล้วลากกล่อง Event นั้นไปยังที่ ๆเราต้องการได้ครับ

การแก้ไขนัดหมาย (Edit Event)
ถ้าเราต้องการแก้ไขนัดหมายที่เราสร้างขึ้นเสร็จเรียบร้อยแล้ว ให้เราดับเบิลคลิ๊กที่นัดหมายที่เราต้องการแก้ไขนั้นขึ้นมาใหม่ แล้วเลือก Edit ครับ และเลือก Done เมื่อแก้ไขเสร็จแล้ว

ical-edit.jpg

เกี่ยวกับ To do (ใช้งานร่วมกับ Mail.app)

To Do : คือรายการที่เราตั้งเป้าไว้ว่าจะต้องทำ สามารถเรียกดูรายการนี้บน iCal ได้จากบนเมนูบาร์ View/ Show-Hide To Do List หรือกด Option+Command+T ครับ มีหน้าตาแบบนี้ ..

ical-todo-1.jpg

อธิบาย

  • รายการที่ต้องทำ (To Do) ต่าง ๆ จะถูกแยกตามประเภทของปฎิทินที่เรามีใน iCal ครับ ถ้าเราปิดปฎิทินไป รายการ To Do ที่เกี่ยวข้องกับปฎิทินนั้นก็จะหายไปด้วย
  • ตัวขีดเล็ก ๆ ที่อยู่ตอนท้ายของแต่ละรายการ คือลำดับความสำคัญของ To Do นั้น ๆ ครับ สีเข้มจะหมายความว่าสำคัญมาก
  • รายการ To Do นี้จะมีกล่องสำหรับติ๊กเครื่องหมายถูกไว้ด้านหน้าเสมอ เอาไว้สำหรับเป็นการกำหนดว่า อันไหนที่เราทำไปแล้วบ้าง

การสร้างรายการที่ต้องทำ(To Do items)

1.เปิดแสดง To Do list ใน iCal โดยไปที่เมนูบาร์ เลือก View/ Show To Do List

2.คลิ๊กขวาบนพื้นที่ว่างของ To Do list แล้วเลือก New To Do
ical-todo-02.jpg
note : หรือบนเมนูบาร์ เลือก File/ New To Do หรือว่ากด Command+K ก็ได้ครับ

3.เราจะได้ To Do อันใหม่ขึ้นมาในรายการ ให้กำหนดชื่อที่เราต้องการลงไปจากนั้นกด Enter
ical-todo-03.jpg

4.ทำการแก้ไข หรือว่ากำหนดรายละเอียดเพิ่มเติมได้ด้วยการดับเบิลคลิ๊กเข้าไปบนรายการที่เราเพิ่งสร้างเสร็จ จะมีกล่องรายละเอียดของ To Do ขึ้นมาครับ
ical-todo-04.jpg

อธิบาย

  • ชื่อ To Do : เป็นการกำหนดชื่อที่เราต้องการ
  • Completed : เป็น Check box เอาไว้ให้เราติ๊กว่าอันไหนเราทำไปแล้ว
  • Priority : กำหนดลำดับความสำคัญให้ To Do นี้ (มาก - น้อย) และจะถูกแสดงเป็น icon เล็ก ๆ ท้ายรายการใน To Do list ครับ อันไหนสำคัญมาก จะสีเข้ม
  • Due date : กำหนดวันที่เราต้องการสำหรับ To Do นี้
  • Calendar : กำหนดให้ To Do อันนี้ไปลงในรายการ Calendar ต่าง ๆ ของเรา
  • URL : URL ของเวปที่เกี่ยวข้อง
  • Note : รายละเอียดเพิ่มเติมอื่น ๆ ของ To Do นี้

5.ทุกรายการ To Do ที่เราสร้างใน iCal นี้ จะสามารถเห็นได้จากใน Mail.app ด้วยครับ ซึ่งจะมีรายละเอียดบอกเราด้วย

ical-todo-05.jpg

การจัดลำดับก่อนหลังของรายการ To Do
เราสามารถจัดลำดับรายการที่ต้องทำได้โดยการคลิ๊กไปที่ส่วนหัวข้อ To Do items บนหน้าต่าง iCal ได้เลยครับ แล้วเราจะเห็นตัวเลือกสำหรับช่วยจัดลำดับของ To Do เราดังนี้

ical-todo-sort.jpg
อธิบาย

  • Sort by Due Date : จัดลำดับตามวัน due ที่เราตั้งเอาไว้
  • Sort by Priority : จัดลำดับตามความสำคัญ
  • Sort by Title : จัดลำดับตามชื่อของ To Do
  • Sort by Calendar : จัดลำดับตามประเภทของปฎิทิน
  • Sort Manually : จัดลำดับตามที่เราต้องการเอง หลังจากเลือกหัวข้อนี้แล้ว เราสามารถจะจับรายการต่าง ๆ ที่เรามีสลับตำแหน่งตามที่ต้องการเองได้เลย
  • Hide Items After the Calendar View : ตรงนี้ตามที่ผมเข้าใจคือ จะนับเฉพาะ To Do ที่อยู่ในปฎิทินปีที่เราเลือกเอาไว้เท่านั้น เช่นดูปฎิทินของปี 2551 ก็จะแสดงเฉพาะรายการ To Do ของปี 2551 เท่านั้น
  • Show All Completed iTems : เลือกตรงนี้เพื่อให้แสดงรายการ To Do ที่เราทำเสร็จไปแล้วด้วย

iCal : เปลี่ยนเวลาบน iCal จาก AM/PM เป็น 24 ชม. กันดีไหม

ด้วยความที่ผมมีปัญหาเกี่ยวกับ eng พอตัวและสับสนเสมอว่า AM/PM มันช่วงเวลาตอนไหนเลยอยากจะให้ iCal แสดงเป้น 24 ชม. ก็สามารถทำได้ง่าย ๆ ครับ เพื่อน ๆ ที่เจอปัญหาเหมือน ๆ ผมลองอ่านดูนะครับ ..

http://www.blogintrend.com/mac-%E0%B9%80%E0%B8%9B%E0%B8%A5%E0%B8%B5%E0%B...