iCal - Basic
iCal - เป็น app ที่มากับ OS X สำหรับการจัดการนัดหมายต่าง ๆ แบบเดียวกัน Outlook บน Windows PC ครับ
iCal - ไอคอนโปรแกรม
note : แต่เดิมตามปรกติใน OS X เวอร์ชั่นก่อน ๆ เราจะเห็นวันที่บนไอคอนของ iCal เป็น 17 July นะครับ คือเป็นวันแรกที่ app ตัวนี้ถูกเปิดตัว .. และจาก Leopard เป็นต้นมาไอคอนของ iCal ที่เห็นบน Dock จะแสดงเป็นวันที่ปัจจุบันครับ
ส่วนประกอบทั่วไปของ iCal
อธิบาย
- Today : เอาไว้สำหรับกลับมายังวันที่ปัจจุบัน
- Calendar List : เป็นรายการแสดง Calendar หรือปฎิทินทั้งหมดที่เรามี (สามารถสร้างได้หลาย Calendar ครับ จะแย่ง ส่วนตัว กับเรื่องงาน หรืออื่น ๆ จากกันก็ได้)
- Mini Calendar / Notifications Pane : เป็นบริเวณที่จะแสดงปฎิทินขนาดจิ๋ว หรือแสดงการแจ้งเตือนต่าง ๆ (เลือกแสดงได้อย่างใดอย่างหนึ่ง) จากปุ่มทางด้านซ้ายมือล่างของ iCal
- รายละเอียดของนัดหมายเรา จะเลือกให้แสดงเป็นรายวัน, รายสัปดาห์ หรือว่า รายเดือนก็ได้
- To dos list : รายการสิ่งที่ต้องทำ เราสามารถเลือกเปิด/ปิดบริเวณนี้ได้จาก View/ Show-Hide To dos list หรือว่ากด Option+Command+T ครับ
- ช่องค้นหา : สำหรับค้นหานัดหมายต่าง ๆ ของเรา
note :
- สำหรับผู้ที่ใช้งาน iSync กับมือถือ เราสามารถ Sync ข้อมูลจาก iCal ลงในปฎิทินบนมือถือของเราได้นะครับ (ดู การใช้ iSync ประกอบ)
- ถ้ารายการทางด้านซ้ายมือนี้ซ้อนกันจนอ่านไม่รู้เรื่อง ให้เลือกจากรายการทางด้านล่างนี้แทนนะครับ
Calendar Views
Calendar Views
เราสามารถปรับดูน้ดหมายของเราได้จากปุ่มคำสั่งด้านบนของ iCal ครับ
Day : ดูนัดหมายเป็นรายวัน
Week : ดูนัดหมายเป็นรายสัปดาห์
Month : ดูนัดหมายเป็นรายเดือน
ลูกศรทางด้านซ้ายขวา จะเป็นการเลื่อนลำดับไปดูนัดหมายก่อนหน้า หรือว่าหลังจากนัดหมายที่เราดูอยู่ปัจจุบันครับ
ตัวอย่าง
Day : การดูนัดหมายรายวัน
note : เราสามารถสร้างนัดหนมายซ้อนกันได้จากภาพตัวอย่าง และจะมีเส้นแสดงบอกช่วงเวลาปัจจุบันให้เราทราบ
Week : การดูนัดหมายรายสัปดาห์
note : ในการแสดงผลแบบ Week นี้ เรายังเห็นเส้นบอกเวลาปัจจุบันได้เหมือนใน Day View ด้วย
Month : การดูตารางนัดหมายเป็นรายเดือน
note : ในกรณีที่เรามีปฎิทินอยู่หลายอันเราสามารถเลือกเปิด / ปิด ปฎิทินแต่ละรายการได้โดยการติ๊กเครื่องหมายถูกที่อยู่หน้ารายการนั้น ๆ ออก
Calendar list และการสร้าง Calendar ต่าง ๆ และการจัดกลุ่ม Calendar
เราสามารถสร้าง Calendar ขึ้นมาใหม่ในรายการทางด้านซ้ายมือได้เรื่อย ๆ ครับ เอาไว้สำหรับการแยกประเภทของนัดหมาย ไม่ว่าจะส่วนตัว, เรื่องาน หรืออื่น ๆ ครับ
การสร้าง Calendar ใหม่
1.ใน iCal ไปที่เมนูบาร์เลือก File / New Calendar หรือกด Option+Command+N เราจะได้ Calendar ใหม่ขึ้นมาให้เราตั้งชื่อ
note : สามารถสร้าง Calendar ใหม่ได้จากปุ่ม + ที่อยู่มุมซ้ายมือด้านล่างของหน้าต่าง iCal ได้อีกทางหนึ่งครับ =)
2.หลังจากตั้งชื่อ Calendar ใหม่ของเราเสร็จแล้ว ให้คลิ๊กขวา แล้วเลือก Get Info เพื่อปรับแต่งรายละเอียดกัน
3.จะมีหน้ากล่องข้อความให้เราปรับแต่ง
- Name : ชื่อ Calendar จะตั้งใหม่หรือปล่อยเอาไว้ก็ได้
- Color : สีของ Calendar ตรงนี้จะมีผลถึง Event ต่าง ๆ ที่อยู่ใน Calendar นี้ด้วย
- Description : รายละเอียดเพิ่มเติมของ Calendar นี้
- Ignore alarms : ปิดการเตือนต่าง ๆ ที่มีใน Calendar นี้
- Publish : สำหรับผู้ที่ต้องการแสดง Calendar บน Internet (ใช้งานร่วมกับ MobileMe หรือ WebDev)
เมื่อตั้งทุกอย่างเสร็จแล้วกด OK ก็จะเป็นการพร้อมใช้งาน Calendar นี้ครับ
จัดกลุ่มใหั Calendar
สำหรับคนที่มี Calendar เยอะ ๆ เราสามารถจัดกลุ่ม Calendar ได้ เพื่อให้เป็นระเบียบมากขึ้น มีวิธีการดังนี้
1.ใน iCal ไปที่เมนูบาร์เลือก File / New Calendar Group หรือกด Shift+Command+N จากนั้นก็ตั้งชื่อ Calendar Group ที่เราต้องการ
2.คลิ๊กลาก Calendar ที่เราต้องการมาไว้ใน Group ครับ
จากนั้นเราก็จะได้แบบนี้
คลิ๊กที่เครื่องหมายสามเหลี่ยมด้านหน้า Calendar Group เพื่อเปิด / ปิด การแสดง Calendar ย่อยที่มีอยู่ใน Group ครับ เหมือนกับบน Finder =)
การกำหนดนัดหมายซ้ำ และการตั้งเตือน
การกำหนดนัดหมายซ้ำ (Repeat)
Repeat : เป็นการกำหนดการซ้ำ (หรือว่าจะให้เกิดขึ้นอีกในอนาคต) สำหรับกรณีเราต้องการลงนัดหมายทุก ๆ ช่วงเวลาที่กำหนดครับ เช่น
- นัดหมายการจ่ายค่าเช่า/ค่าน้ำ/ค่าไฟ/ค่าโทรศัพท์ในทุก ๆ เดือน
- วันเกิดคนรู้จักของเรา หรือว่าวันสำคัญอื่น ๆ ที่จะมีขึ้นทุก ๆ ปี
เมื่อกดเลือกเข้าไป จะมีตัวเลือกย่อย ๆ นี้แสดงขึ้นมา
อธิบาย
- None : ไม่กำหนดการซ้ำกับนัดหมายที่เราเลือก
- Everyday : กำหนดให้นัดหมายนี้ซ้ำในทุก ๆวัน (ณ ช่วงเวลาเดียวกันกับนัดหมายต้นฉบับ)
- Every week : กำหนดซ้ำทุก ๆ สัปดาห์
- Every month : กำหนดซ้ำทุก ๆ เดือน
- Every year : กำหนดซ้ำทุก ๆ ปี
- Custom... : ซ้ำแบบกำหนดช่วงเวลาเอง
note : ถ้าเกิดเราตั้ง Repeat ให้นัดหมายของเราแล้ว จะมีตัวเลือก End ขึ้นมาครับ เอาไว้สำหรับกำหนดหยุด / ยกเลิกการซ้ำของนัดหมายของเรา
การตั้งเตือนนัดหมาย
สำหรับคนที่ต้องการให้มีการเตือนก่อนถึงกำหนดนัดหมายนะครับ เราสามารถเลือกการตั้งเตือนได้ในหลาย ๆ กรณี ซึ่งจะมีส่วนประกอบหลัก ๆ 4 ส่วนดังนี้
- ขั้นตอนการเตือน : ให้เราเลือกว่าจะเตือนเราแบบไหน
- รายละเอียดการเตือน : เป็นการกำหนดรายละเอียดในการเตือนแบบต่าง ๆ เช่น ถ้าเราเลือกให้เตือนผ่าน Email เค้าจะให้เรากำหนด Email address ตรงนี้ครับ
- เตือนวันไหน.. : กำหนดวันและเวลาเตือนก่อนที่จะถึงนัดหมาย
- กำหนดเวลาเตือนที่แน่นอน
อธิบาย
1.ขั้นตอนการเตือน
จะเป็นการกำหนดรูปแบบการเตือนหลัก ๆ ที่เราต้องการครับ
จะประกอบด้วย 2 ส่วนคือ
- 1.การกำหนดการเตือนใหม่ในแบบต่าง ๆ มี 5 ตัวเลือกดังนี้
- Message : การเตือนด้วยข้อความ เมื่อถึงเวลาที่เราเตือนเอาไว้จะมีกล่องข้อความแสดงขึ้นมา
- Message with sound : มีกล่องข้อความพร้อมเสียงเตือนแสดงขึ้นมาบน Desktop ตามที่เราตั้งเอาไว้ (เราไม่จำเป็นต้องเปิด iCal ทิ้งเอาไว้ครับ เค้าจะเตือนเอง)
- Email : เป็นการส่งอีเมล์มาเตือนเราตาม email address ที่เรากำหนด
- Open file : เปิดไฟล์ที่เรากำหนด
- Run script : สำหรับการเรียกใช้งาน apple script ที่เรากำหนด
2.การกำหนดการเตือนที่เราเคยเรียกใช้งานมาแล้ว ถ้าเราเคยกำหนดรูปแบบการเตือนไว้บ้างแล้ว ตรงนี้จะขึ้นมาให้เราเลือกครับ จะได้ไม่ต้องตั้งใหม่อยู่เรื่อย ๆ
2.รายละเอียดการเตือน
- ถ้าเราเลือก Message with sound ตรงนี้จะให้เราตั้งเสียงเตือน
- ถ้าเราเลือก Email ตรงนี้จะให้เรากำหนด email address ปลายทางครับ
note : เราจะตั้งเตือนผ่าน Email ได้เราจะต้องไปกำหนดนามบัตรของเราจากใน Address Book ก่อนนะครับ ทำได้โดย
- ใน Address Book สร้างนามบัตรของเราขึ้นมา จากนั้น
- ไปที่เมนูบาร์ เลือก Card/ Make This My Card ครับ
3.เตือนวันไหน...
เราสามารถตั้งเตือนล่วงหน้าในแบบต่าง ๆ ได้ดังนี้
- the same day : เป็นการเตือนในวันนัดหมายนั้น
- the day before : เตือนก่อนหน้าวันนัดหมาย 1 วัน
- days before : เตือนก่อนหน้าวันนัดหมาย xx วัน (เรากำหนดจำนวนวันล่วงหน้าได้)
- days after : เตือนหลังจากวันนัดหมายแล้ว xx วัน (เรากำหนดจำนวนวันได้)
- on date : กำหนดวันเตือนที่แน่นอน
4.กำหนดเวลาเตือนที่แน่นอน
ระบุตรงนี้จะเป็นเวลาเตือนนัดหมายที่แน่นอนตามที่เรากำหนดครับ
เพิ่มเติม
- ใน 1 นัดหมาย เราสามารถตั้งเตือนได้หลายรูปแบบนะครับ
จากตัวอย่างจะมีการเตือนผมดังนี้
- มีกล่องข้อความพร้อมเสียง เตือน 1 เดือนล่วงหน้าก่อนนัดหมาย เวลาห้าทุ่มสี่สิบหน้านาที และ
- อีเมล์แจ้งเตือน 15 วันล่วงหน้าเวลาห้าทุ่ม สี่สิบห้านาทีเช่นกัน
- การแจ้งเตือนผ่าน email เราจะได้อีเมล์ส่งมาให้เราตาม email address ที่เรากำหนดเอาไว้ครับ ที่ผมลองดูเค้าส่งตรงตามที่ตั้งเอาไว้ครับ=)
- ถ้าต้องการปิดการแจ้งเตือนต่าง ๆ ทั้งหมดในกรณีที่เรากำลัง present งานหรือประชุมสำคัญอื่น ๆ อยู่ ให้ไปที่ Preferences / Advanced แล้วเลือก Turn off all alarms
การสร้าง Event - กำหนดนัดหมายของเรา
Event : หรือว่ากำหนดนัดหมายของเรา
การสร้าง Event (กำหนดนัดหมาย) ใหม่
สามารถที่จะสร้างได้จากวิธีต่อไปนี้
- เปิด iCal ขึ้นมา แล้วบนเมนูบาร์เลือก File/ New Event หรือว่ากด Command+N
- ใน Calendar View : Day, Week เราคลิ๊กแล้วลากช่วงเวลานัดหมายในแต่ละวันที่ต้องการได้เลย จากนั้นค่อยไป Edit รายละเอียดทีหลัง
- ใน Month VIew : ดับเบิลคลิ๊กไปในช่องของวันที่ต้องการสร้างนัดหมายใหม่ จากนั้นค่อยกำหนดรายละเอียด
รายละเอียดในนัดหมายของเรา
ในการสร้างนัดหมายใหม่ จะมีกล่องรายละเอียดของนัดหมายแสดงขึ้นมาให้เรา แบบนี้
อธิบาย
- ชื่อ Event : เป็นการกำหนดชื่อหรือว่าสาระสำคัญของนัดหมายของเรา ไม่ควรยาวมาก เอาแค่สรุปสั้น ๆ ครับ เพราะถ้าใส่ไปยาว ๆ แล้วเวลาดูใน Month หรือว่า Week view จะดูไม่รู้เรื่อง
- Location : กำหนดสถานที่ ที่เกี่ยวข้อง
- All-day : เป็นตัวเลือกเพื่อกำหนด Event นั้นเป็นแบบเต็มวันหรือไม่ ประมาณเดียวกับบน Outlook ครับ ส่วนใหญ่เอาไว้สำหรับ Event เต็มวัน หรือไม่ระบุช่วงเวลาแน่นอน เช่นวันเกิด
- From - To : สำหรับกำหนดช่วงเวลาของนัดหมาย เราสามารถกำหนดเป็นตัวเลขลงในนี้ หรือจะลากเปลี่ยนแปลงเอาจากใน Day, Week view ก็ได้
- Repeat : จะเป็นการสั่งให้นัดหมายนี้แสดงทุก ๆ ช่วงเวลาที่เรากำหนดหรือไม่ เช่น ถ้าเป็นวันเกิด เราควรจะตั้งตรงนี้เอาไว้ให้ repeat ซ้ำ ทุก ๆ ปี หรือกำหนดเหตุการณ์อื่นที่มีช่วงเวลาซ้ำ ๆ กันแน่นอน
- Calendar : กำหนดนัดหมายของเราว่าจะให้ไปลงกับปฎิทินไหนของเรา บางคนมีหลายปฎิทิน ก็สามารถเลือกลงได้จากตรงนี้ครับ
- Alarm : เป็นการตั้งเตือนนัดหมายในรูปแบบต่าง ๆ (ดูรายละเอียดในหัวข้อถัดไปประกอบ)
- Attendees : เป็นการกำหนดว่ามีใครเกี่ยวข้องกับนัดหมายนี้บ้าง
- Attachment : แนบไฟล์ต่าง ๆ ที่เกี่ยวข้องกับนัดหมายนี้
- URL : ใส่ URL เวปที่เกี่ยวข้อง
- Note : สำหรับใส่รายละเอียดปลีกย่อยอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้องกับนัดหมายของเรานี้ครับ
เมื่อกำหนดนัดหมายพร้อมรายละเอียดเสร็จแล้ว กด Done เพื่อบันทึกลงปฎิทินของเราครับ
note : ถ้ากล่อง Event ที่เราเลือกอยู่โผล่ออกมาบังรายละเอียดของตารางนัดหมาย เราสามารถคลิ๊กแล้วลากกล่อง Event นั้นไปยังที่ ๆเราต้องการได้ครับ
การแก้ไขนัดหมาย (Edit Event)
ถ้าเราต้องการแก้ไขนัดหมายที่เราสร้างขึ้นเสร็จเรียบร้อยแล้ว ให้เราดับเบิลคลิ๊กที่นัดหมายที่เราต้องการแก้ไขนั้นขึ้นมาใหม่ แล้วเลือก Edit ครับ และเลือก Done เมื่อแก้ไขเสร็จแล้ว
เกี่ยวกับ To do (ใช้งานร่วมกับ Mail.app)
To Do : คือรายการที่เราตั้งเป้าไว้ว่าจะต้องทำ สามารถเรียกดูรายการนี้บน iCal ได้จากบนเมนูบาร์ View/ Show-Hide To Do List หรือกด Option+Command+T ครับ มีหน้าตาแบบนี้ ..
อธิบาย
- รายการที่ต้องทำ (To Do) ต่าง ๆ จะถูกแยกตามประเภทของปฎิทินที่เรามีใน iCal ครับ ถ้าเราปิดปฎิทินไป รายการ To Do ที่เกี่ยวข้องกับปฎิทินนั้นก็จะหายไปด้วย
- ตัวขีดเล็ก ๆ ที่อยู่ตอนท้ายของแต่ละรายการ คือลำดับความสำคัญของ To Do นั้น ๆ ครับ สีเข้มจะหมายความว่าสำคัญมาก
- รายการ To Do นี้จะมีกล่องสำหรับติ๊กเครื่องหมายถูกไว้ด้านหน้าเสมอ เอาไว้สำหรับเป็นการกำหนดว่า อันไหนที่เราทำไปแล้วบ้าง
การสร้างรายการที่ต้องทำ(To Do items)
1.เปิดแสดง To Do list ใน iCal โดยไปที่เมนูบาร์ เลือก View/ Show To Do List
2.คลิ๊กขวาบนพื้นที่ว่างของ To Do list แล้วเลือก New To Do
note : หรือบนเมนูบาร์ เลือก File/ New To Do หรือว่ากด Command+K ก็ได้ครับ
3.เราจะได้ To Do อันใหม่ขึ้นมาในรายการ ให้กำหนดชื่อที่เราต้องการลงไปจากนั้นกด Enter
4.ทำการแก้ไข หรือว่ากำหนดรายละเอียดเพิ่มเติมได้ด้วยการดับเบิลคลิ๊กเข้าไปบนรายการที่เราเพิ่งสร้างเสร็จ จะมีกล่องรายละเอียดของ To Do ขึ้นมาครับ
อธิบาย
- ชื่อ To Do : เป็นการกำหนดชื่อที่เราต้องการ
- Completed : เป็น Check box เอาไว้ให้เราติ๊กว่าอันไหนเราทำไปแล้ว
- Priority : กำหนดลำดับความสำคัญให้ To Do นี้ (มาก - น้อย) และจะถูกแสดงเป็น icon เล็ก ๆ ท้ายรายการใน To Do list ครับ อันไหนสำคัญมาก จะสีเข้ม
- Due date : กำหนดวันที่เราต้องการสำหรับ To Do นี้
- Calendar : กำหนดให้ To Do อันนี้ไปลงในรายการ Calendar ต่าง ๆ ของเรา
- URL : URL ของเวปที่เกี่ยวข้อง
- Note : รายละเอียดเพิ่มเติมอื่น ๆ ของ To Do นี้
5.ทุกรายการ To Do ที่เราสร้างใน iCal นี้ จะสามารถเห็นได้จากใน Mail.app ด้วยครับ ซึ่งจะมีรายละเอียดบอกเราด้วย
การจัดลำดับก่อนหลังของรายการ To Do
เราสามารถจัดลำดับรายการที่ต้องทำได้โดยการคลิ๊กไปที่ส่วนหัวข้อ To Do items บนหน้าต่าง iCal ได้เลยครับ แล้วเราจะเห็นตัวเลือกสำหรับช่วยจัดลำดับของ To Do เราดังนี้
อธิบาย
- Sort by Due Date : จัดลำดับตามวัน due ที่เราตั้งเอาไว้
- Sort by Priority : จัดลำดับตามความสำคัญ
- Sort by Title : จัดลำดับตามชื่อของ To Do
- Sort by Calendar : จัดลำดับตามประเภทของปฎิทิน
- Sort Manually : จัดลำดับตามที่เราต้องการเอง หลังจากเลือกหัวข้อนี้แล้ว เราสามารถจะจับรายการต่าง ๆ ที่เรามีสลับตำแหน่งตามที่ต้องการเองได้เลย
- Hide Items After the Calendar View : ตรงนี้ตามที่ผมเข้าใจคือ จะนับเฉพาะ To Do ที่อยู่ในปฎิทินปีที่เราเลือกเอาไว้เท่านั้น เช่นดูปฎิทินของปี 2551 ก็จะแสดงเฉพาะรายการ To Do ของปี 2551 เท่านั้น
- Show All Completed iTems : เลือกตรงนี้เพื่อให้แสดงรายการ To Do ที่เราทำเสร็จไปแล้วด้วย