Mail Rules

Rule : เป็นการสร้างเงื่อนไขให้กับอีเมล์ที่เรามีอยู่ และอีเมล์ที่เราจะได้รับในอนาคตเพื่อสั่งงานอัตโนมัติครับ เช่น

• กำหนดสีของอีเมล์ที่เข้าเงื่อนไข เพื่อให้ง่ายต่อการแยกอ่านภายหลัง
• ย้าย/ ทำสำเนาเอาไว้ยังปลายทางที่เราต้องการ คล้ายกับ Smart Mailbox แต่เราสั่งให้ย้ายต้นฉบับแทนที่จะทำสำเนาเหมือนใน Smart Mailbox ได้
• สั่งงานอัตโนมัติเมื่อมีอีเมล์ที่เข้าเงื่อนไขถูกส่งเข้ามาใน inbox เรา โดยทำตามเงื่อนไขง่าย ๆ หรือทำงานร่วมกับ apple script อื่น ๆ เช่น auto response
• ฯลฯ

note : ดู ความแตกต่างของ Rule กับ Smart Mailbox ประกอบ

เนื่องจาก Rules มีการใช้งานที่ค่อนข้างจะกว้าง จึงขอทำเป็นตัวอย่างพร้อมคำอธิบายก็แล้วกันนะครับ =)
โดยตัวอย่างนี้ ผมต้องการที่จะกำหนดเงื่อนไขว่า ให้เมล์ที่ถูกส่งมาจากกลุ่มชื่อว่า BookG ถูกย้ายไปเก็บในแฟ้มชื่อ BookG ที่อยู่บนเครื่องแทน

ตัวอย่างการสร้าง Rules

ให้ลองกำหนดสิ่งที่เราต้องการเอาไว้ในใจคร่าว ๆ ว่าเราต้องการทำอะไรกับ Rule นี้บ้าง .. จะจดเอาไว้ตรงไหนก็ได้ครับ.. Rule เป็นสิ่งที่ซับซ้อนพอสมควรครับ ถ้าไม่จดเอาไว้ เรามีโอกาสหลงทางได้ง่าย ๆ เหมือนกัน

ตัวอย่าง ผมต้องการจะย้ายอีเมล์ที่เกี่ยวข้องกับ BookG มาไว้ในแฟ้มชื่อ BookG (หรือว่า Mailbox ที่อยู่บนเครื่อง) .. ที่ผมต้องทำคือ สร้าง Mailbox ใหม่ชื่อว่า BookG เอาไว้บนเครื่องครับ

จากนั้นก็สร้าง Rule กัน

การสร้าง Rules

1.ใน Mail.app ไปที่ Preference (หรือกด Command + ,) แล้วเลือก Rules

อธิบาย

• Add Rule : เป็นการเพิ่ม Rule ใหม่เข้าไป
• Edit : แก้ไข Rule ที่มีอยู่เดิม
• Duplicate : เป็นการทำสำเนา Rule ที่มีอยู่ เอาไว้สำหรับ backup หรือว่าต้องการสร้าง Rule ใหม่ที่มีพื้นฐานคล้ายของเดิมที่มีอยู่แล้ว
• Remove : ลบ Rule ออก

note : ปรกติเราจะมี News From Apple มาเป็น Rule พื้นฐานสำหรับคนที่สมัครรับข่าวสารจาก apple ก็จะได้อีเมล์ที่เป็นสีฟ้าอยู่เรื่อย ๆ ถ้าใครไม่ชอบ หรือว่าอยากเปลี่ยนแปลงก็สามารถเข้าไปแก้ได้จากตรงนี้ครับ

2.ในที่นี้เลือก Edit เพื่อทำการสร้าง Rule ใหม่ จะมีหน้าต่างกำหนด Rule

ตรงนี้จะประกอบด้วย 2 ส่วน คือ

1. ส่วนของการกำหนดเงื่อนไขอีเมล์ที่เราต้องการ
2. ส่วนของ Actions หรือการสั่งงานอัตโนมัติ ที่เราต้องการกระทำกับอีเมล์ที่เข้าเงื่อนไข

note : เราสามารถสร้างเงื่อนไขมากกว่า 1 อันได้จากการกด เครื่องหมาย +,- ครับ

Description : ชื่อของ Rule ที่จะมีให้เราเลือกในหน้าของ Preference
ขั้นตอน

• ในส่วนของเงื่อนไขผมเลือก From เพื่อกำหนดว่าเป็นอีเมล์ที่มาจากใครบ้าง ในที่นี้กำหนดว่าให้มาจาก bookg เท่านั้น
• actions ที่ผมใช้คือ Move Message ไปยังแฟ้มชื่อ BookG ที่ผมสร้างเอาไว้ตอนแรก

จากนั้นกด OK จะมีหน้าต่างมาถามเราว่าต้องการจะใช้ Rule ที่เราเพิ่งสร้างนี้กับ Inbox ที่เราเลือกอยู่หรือไม่ (ถ้าเราเลือก Inbox ที่เราต้องการอยู่แล้ว ก็เลือก Apply แล้วข้ามขั้นตอนที่ 3 ไปแต่ถ้าไม่ ก็เลือก Don’t ครับ แล้วไปขึ้นตอนที่ 3)

3.เลือก อีเมล์จากใน inbox ที่ต้องการ (จะเลือกทั้งหมด หรือว่าบางฉบับที่ต้องการก็ได้) จากนั้นคลิ๊กขวา แล้วเลือก apply rules ครับ

4.ถ้าไม่มีอะไรผิดพลาด เราจะย้ายอีเมล์มายัง mailbox บนเครื่องของเราแล้ว

ส่วนของเงื่อนไข

โดยทั่วไปจะคล้าย ๆ กับเงื่อนไขบน Smart Mailbox ครับ

อธิบาย

• From : จากใคร (ผู้ที่ส่งอีเมล์มาให้เรา)
• To : ผู้รับ (ผู้ที่เราส่งอีเมล์ไปถึง)
• Cc : สำเนาถึงใครบ้าง
• Subject : หัวเรื่องของอีเมล์
• Any Recipient : ระบุว่าผู้รับจะเป็นใครก็ได้ เป็นการกำหนดเงื่อนไขโดยไม่เฉพาะเจาะจงกับผู้รับคนใดคนหนึ่ง
• Message is addressed to my Full Name : อีเมล์ที่ถูกส่งมาโดยระบุถึงชื่อ + สกุลจริงของเรา
• Message is not addressed to my Full Name : อีเมล์ที่ไม่ถูกส่งมาโดยระบุถึงชื่อ + นามสกุลจริงของเรา
• Date Sent : สำหรับอีเมล์ที่เราส่งไปหาคนอื่น โดยเอาเวลาส่งเป็นตัวกำหนดเงื่อนไข เหมาะสำหรับหาอีเมล์ที่เราส่งออกไปหาผู้รับ ในช่วงเวลาหนึ่ง ๆ (กำหนดได้เป็นวัน)
• Date Received : คล้ายกับ Date Sent แต่เป็นการกำหนดเงื่อนไขบนอีเมล์ที่เราได้รับ (Received) แทน
• Account : กำหนดว่าจะเอาAccount ไหนของเรามาเข้าเงื่อนไขบ้าง (สำหรับคนที่มีหลาย Account สามารถใช้ตรงนี้ช่วยแยกได้)
• Sender is in my Address Book : ผู้ที่ส่งอีเมล์มา มีชื่ออยู่ใน Address Book ของเรา (เรารู้จัก)
• Sender is not in my Address Book : ผู้ที่ส่งอีเมล์มา มีไม่ชื่ออยู่ใน Address Book ของเรา (เราไม่รู้จัก)
• Sender is in my Previous Recipients : ผู้ที่ส่งอีเมล์มา เป็นหนึ่งในผู้ที่เราเคยส่งอีเมล์ไปหา (อาจจะรู้จัก หรือเราเคยติดต่อด้วย)
• Sender is not in my Previous Recipients : ผู้ที่ส่งอีเมล์มา เป็นผู้ที่เราไม่เคยส่งอีเมล์ไปหา (จากใครก็ไม่รู้)
• Sender is member of Group : ผู้ที่ส่งอีเมล์มา เป็นหนึ่งในกลุ่มของรายชื่อที่เรามีบน Address Book ของเรา
• Sender is not a member of Group : ผู้ที่ส่งอีเมล์มา ไม่มีรายชื่ออยู่ในกลุ่มบน Address Book ของเรา
• Message Content : กำหนดเงื่อนไขจากคำที่มีอยู่ในเนื้อหาของอีเมล์
• Message is junk Mail : อีเมล์ที่ถูกระบุว่าเป็น Junk Mail แล้ว
• Message is Signed : อีเมล์ที่ถูกเซ็นแบบดิจิตอลมาแล้ว
• Message is Encrypted : อีเมล์ที่ถูกบีบอัด / เข้าระหัสมาแล้ว
• Priority is High : อีเมล์ที่มี Priority แบบ High
• Priority is Normal : อีเมล์ที่มี Priority แบบ Normal
• Priority is Low : อีเมล์ที่มี Priority แบบ Low
• Any Attachment Name : อีเมล์ที่มี Attachment (ไม่เจาะจงชื่อ)
• Message Type : กำหนดชนิดของเนื้อหา ( Email, Note, Rss)
• Every Message : กำหนดเงื่อนไขมีผลกับอีเมล์ทุกฉบับ
• Edit Header List... : สำหรับเพิ่มเติม หรือว่าลดเงื่อนไขเกี่ยวกับหัวอีเมล์ที่เรามีอยู่ (ปรกติเราจะมี From, To, Cc, Subject .. เราสามารถเพิ่มเติมในตรงนี้ได้)

Actions

Actions : เป็นการสั่งงานอัตโนมัติกับอีเมล์ที่ตรงกับเงื่อนไขของเรา จะเป็นการสั่งงานเพียงอย่างเดียว หรือหลายอย่างพร้อมกันก็ได้ มีให้เลือกดังนี้

อธิบาย

• Move Message : ย้ายอีเมล์ที่เข้าเงื่อนไข ไปยังปลายทางที่กำหนด (ย้ายต้นฉบับ)
• Copy Message : ทำสำเนาอีเมล์ที่เข้าเงื่อนไขไปที่ปลายทางที่กำหนด (เป็นการทำซ้ำอีเมล์ขึ้นมา)
• Se: Color of Message : ตั้งสีของ Subject ได้ตามเงื่อนไขที่กำหนด
• Play Sound : ตั้งเสียงเตือนแบบต่าง ๆ
• Bounce Icon in Dock : เมื่อได้รับอีเมล์ที่เข้าเงื่อนไข ตัวไอคอนเมล์จะเด้งไปมาบน Dock
• Reply to Message : เมื่อได้รับอีเมล์ที่กำหนด จะทำการตอบกลับอัตโนมัติ (เรากำหนดข้อความตอบกลับได้)
• Forward Message : เมื่อได้รับอีเมล์ตามเงื่อนไขที่กำหนด จะทำการ forward ไปยังปลายทางที่กำหนด
• Redirect Message : เมื่อได้รับอีเมล์ตามเงื่อนไขที่กำหนด จะทำการ redirectไปยังปลายทางที่กำหนด
• Delete Message : เมื่อได้รับอีเมล์ตามเงื่อนไขที่กำหนด จะทำการลบอีเมล์นั้นทันที
• Mark as Read : เมื่อได้รับอีเมล์ตามเงื่อนไขที่กำหนด อีเมล์ฉบับนั้นจะถูกนับว่าอ่านไปแล้วทันที
• Mark as Flagged : เมื่อได้รับอีเมล์ตามเงื่อนไขที่กำหนด จะ flag อีเมล์ฉบับนั้นทันที
• Run AppleScript : เมื่อได้รับอีเมล์ตามเงื่อนไขที่กำหนด จะให้ AppleScript ที่กำหนดไว้ทำงาน
• Stop evaluating rules : เป็นการบอก Mail.app ว่านี่เป็นจุดสิ้นสุดของ Action ในกรณีที่มีการรอเพื่อกระทำการอย่างอื่นต่อไป (ถ้าผมเข้าใจไม่ผิดนะ )